Die Aufgaben der Teilnehmer

Arbeitspapiere:

AP 01: Personal-Page erstellen - Einzelarbeit am PC

  WOZU:
Die persönlichen Kompetenzen und Fähigkeiten sind das individuelle Kapital jedes Mitarbeiters. Die Kenntnis dieser Information ist in vielen Organisationen nur bedingt vorhanden und hängt stark von der Auskunftsbereitschaft und dem persönlichen Kennen dieses Mitarbeiters ab. Will ein Unternehmen dieses Wissen verstärkt nutzen, erfordert dies ein strukturiert aufbereitetes, möglichst einfach zugängliches und mit entsprechenden Suchmöglichkeiten versehenes Auskunftssystem. Sie haben in dieser Arbeitseinheit die Möglichkeit ein auf elektronischer Datenverarbeitung basierendes Wissens- und Ressourcen Management System kennen zu lernen. Sie sollen dieses System im Rahmen des Planspiels nutzen, um Wissen effektiver zu managen. Sie geben selber an, über welches Wissen Sie verfügen und erleben welche Möglichkeiten und Wirkung ein solches Personal-Page-System haben kann, um Wissen in einer Organisation zu managen.

  WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

Sie geben die gefragten Daten weitestgehend in das System ein, hierbei ist darauf zu achten, das Sie möglichst ausführlich Ihr Wissen in das Personal-Page-Tool eingeben, damit Ihre Informationen als Wissens-Ressource im Planspiel für alle Teilnehmer und Arbeitsaufgaben abrufbar sind. Sie werden im Laufe des Planspiels die Möglichkeit haben, die Funktionalitäten des Systems zu erproben, sowie die Eigenschaften und Wissensressourcen, die durch die anderen Teilnehmer ins Planspiel kommen, bewusst für die gestellten Aufgaben zu nutzen.

Sie bestimmen über die Datenqualität Ihrer Personal-Page und damit über den Nutzwert, den Sie und auch die anderen Teilnehmer für die gestellten Aufgaben haben. Falls Sie Fragen zum Handling bzw. Sinn des Systems haben wenden Sie sich an die Moderatoren, um etwaige Zweifel auszuräumen. Die eingegebenen Daten sind während der gesamten Planspielzeit Ihr persönliches Eigentum, über das Sie jederzeit selbst bestimmen.

Die Daten werden nach Abschluss des Planspiels gelöscht, um etwaige Datenschutzprobleme auszuräumen. Sie entscheiden am Ende des Planspiels, ob Sie über das Seminar hinaus innerhalb der Teilnehmergruppe die Daten zur effektiven Weiterarbeit auf unserem INVENI-Server belassen und per Passwort dieser Teilnehmergruppe zur Verfügung stellen.

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AP 02: Gegenseitiges kennen lernen – Erwartungen, Vorkenntnisse 

WOZU:
Ein arbeitsfähiges Team benötigt ein System, wie es schnell alle vorhandenen Qualitäten und Kompetenzen, aber auch die Erwartungen und Befürchtungen sowie alle Verhaltensrepertoires der Gruppenteilnehmer gegenseitig austauscht und einen ersten „Verhaltenscodex“ vereinbart. Insbesondere bei Ad-hoc-Gruppen ist ein entsprechendes Verfahren sinnvoll. Im Planspiel werden Sie mehrfach in neuen Arbeitsgruppen arbeiten und müssen sich entsprechend schnell „organisieren“, um auch unter stressigen Arbeitsbedingungen möglichst produktiv zu bleiben und keine allzu heftigen und zeitfressenden gruppendynamischen Selbstklärungsprozesse  auszulösen. Deshalb lernen Sie in dieser Arbeitsgruppe wie Sie möglichst schnell und effektiv sich gegenseitig austauschen und arbeitsfähig werden.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

Sie haben in den 45 Min. folgende Aufgaben zu bewältigen:

1.        Stellen Sie sich gegenseitig in Ihrer Kleingruppe vor. (Wer ist wer? Erwartungen / Befürchtungen, Bezug zum Thema Wissensmanagement, Stärken und Schwächen in Gruppen, Kompetenzen, Vorlieben/Abneigungen etc.)

2.        Überlegen Sie sich aufgrund Ihrer Vorstellungsrunde wer welche Teamrollen aufgrund seiner Selbsteinschätzung und Ihrer ersten Fremdeinschätzung einnehmen könnte ?

3.        Vereinbaren Sie ein erstes Rollenkonzept innerhalb Ihrer Arbeitsgruppe, wie Sie möglichst schnell produktiv arbeiten können und wenden Sie dieses Modell möglichst sofort an.

4.        Notieren Sie alle Ihre Fragen bezüglich Wissensmanagement aus Ihrer Gruppe auf Kärtchen.

5.        Bereiten Sie eine 7 Min. Präsentation vor, in der Sie alle  wichtigen Informationen, Erkenntnisse und Fragen möglichst visualisiert darstellen

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AP 03: Personal-Page Tool in der Kleingruppe ergänzen

WOZU:
Die nochmalige Überarbeitung Ihrer Angaben zum Personal-Page-Tool dient der Vervollständigung Ihrer Selbstdarstellung und der wirkungsvolleren Präsentation Ihrer Kernkompetenzen, Ideen und Lösungsvorschläge. Ferner lernen sich die drei Gesprächspartner in der Kleingruppe näher kennen und können ein erstes Feedback zu Ihren Informationen bzw. zu Ihrer Person geben. Somit erhalten Sie eine erste Wirkung Ihres Wissens und erleben was es bei Ihnen bzw. in Ihrer Kleingruppe auslöst.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  40 Min.

Gehen Sie systematisch jedes der drei bereits ausgefüllten Personal-Pages durch und ergänzen bzw. korrigieren Sie eventuell missverständliche Aussagen.

Für jedes Profil haben Sie ca. 10 Min. Zeit.
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AP 04: Kommunikationssysteme im Planspiel

WOZU:
Das Planspiel bietet durch seine komplexe Struktur verschiedenartige Möglichkeiten zwischen den Teilnehmern, aber auch außerhalb z.B. per Telefon, Email, Fax, Internet und persönlichen Gesprächen mit anderen Personen zu kommunizieren. Damit Sie alle vorhandenen Kommunikationsmittel und Kanäle optimal für Ihre Arbeit einbeziehen können, ist es vorteilhaft sich ein geeignetes Nutzungssystem und entsprechende Verfahrensweisen zu überlegen und diese als Kommunikationsstandards zu vereinbaren. Insbesondere welche Mittel und Wege für die Arbeit im Planspiel für welche Inhalte und Formen geeignet sind und wie in besonderen Engpasssituationen damit verfahren wird, garantiert eine konfliktfreiere Kommunikation auch bei Arbeitsstress. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe für die Planspielgruppe ein geeignetes Kommunikationssystem zu entwickeln und dieses mit der  Gesamtgruppe zu vereinbaren.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

Sammeln Sie alle im Planspiel vorhandenen Kommunikationsmittel und –Wege und erarbeiten Sie geeignete Verfahrensweisen, wie möglichst alle TN mit diesen umgehen sollen. Klären Sie im einzelnen:

1.        Umgang mit Emails (Reaktionszeiten, leeren des Briefkastens, Rundschreiben etc.)

2.        Störungen durch andere in der Arbeitsgruppe

3.        Vereinbaren von Terminen mit anderen Arbeitsgruppen bzw. Einzelpersonen

4.        Umgang mit anderen Kommunikationsmedien (Telefon, Fax, Briefe)

5.        Dokumentation von wichtigen Vorgängen (Gesprächsnotizen, Notizen, etc.)

6.        Einbeziehen von WM-Experten (Einladen, Art der Nutzung, Umgangsart)

7.        ggf. zusätzliche Aspekte

Überlegen Sie sich in der Arbeitsgruppe ein Verfahren, wie Sie anschließend im Plenum die von Ihnen erarbeiteten Regeln möglichst schnell und einfach mit allen anderen Teilnehmern der Gruppe vereinbaren können

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AP 05: Ergebnispräsentationen, Bewertung, Transfersicherung

WOZU:
In Ihrer Organisation haben Sie höchst wahrscheinlich auch oft nicht genügend Zeit innerhalb von Arbeitsbesprechungen und Tagungen die erarbeiteten Gruppenergebnisse ausführlich auszuwerten, sondern erleben vielfach, dass zu wenig Zeit und Aufmerksamkeit vorhanden ist für eine ausführliche Diskussion. Diese reale Arbeitssituation nutzen wir innerhalb des Planspieles als von der Planspielleitung vorgegebene Ausgangssituation, um diese (kurze) Zeit optimal zu nutzen. Dazu bedarf es einer besonderen Struktur, dies Sie im Rahmen dieser Arbeitsgruppe erarbeiten und gemeinsam im Plenum mit allen Teilnehmern des Planspieles als künftige Ergebnispräsentation, Bewertung und Transfersicherung vereinbaren.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

Erarbeiten Sie in Ihrer Arbeitsgruppe ein Verfahren zur Sicherstellung folgender Aspekte aller Arbeitsgruppenpräsentationen:

1.        Jede Präsentation muss visualisiert präsentiert werden. D.h. minimal mit Flipchart und Kärtchen, maximal in einer digitalisierten Form, welche sofort auch über das Netzwerk für alle Teilnehmer zugänglich und einfach weiter zu verarbeiten ist.

2.        Jede Präsentation beinhaltet mehrere Aspekte, welche in geeigneter Form und in Anlehnung der Vorgaben in den entsprechenden Arbeitspapieren (siehe Punkt ERGEBNISPRÄSENTATION) von der jeweiligen Arbeitsgruppe kreativ auszuführen sind:

a)       Visualisierung der Arbeitsergebnisse (Fakten, Zahlen, Ergebnisse)

b)       Beschreibung des Gruppenprozesses (Wie vorgegangen ?)

c)       Zusammenfassung der Lernergebnisse (Was gelernt?)

d)       Bewertung der Lernerfahrungen (Was bedeutet das für mich / uns ?)

e)       Formulierung der Transfermöglichkeiten (Was können wir wie anwenden ?)

f)        Offene Fragen (was ist noch unklar?)

g)       Feedback / Bewertung durch das Plenum zur Präsentation

3.        Jede Präsentation wird von der Arbeitsgruppe pünktlich begonnen und beendet. Sie ist verantwortlich für die Einhaltung der vereinbarten Zeiten und regelt sich dabei selbst  durch ein geeignetes Verfahren (z.B. gelbe und rote Karte). Es gibt ein Verfahren, welches bei Nichteinhaltung der Zeitstruktur aber auch bei Unterschreitung angewendet wird, um die eng kalkulierte Dramaturgie für alle zu gewährleisten.

4.        Nach jeder Präsentation haben alle TN 1 Min. Zeit die Präsentation auf einem eigens dafür vorgesehenen  Flipchart (FC: Bewertung der Präsentation) zu punkten. D.h. alle Zuhörer im Plenum geben der jeweiligen Arbeitsgruppe dokumentiertes Feedback in Form von Klebepunkten zu a) Verständlichkeit b) Präsentationsform c) Erkenntnis- bzw. Transferwert

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AP 06: Planspielorganisation und TN-Profile kennen lernen

WOZU:
Das schnelle Erfassen einer Organisation und seiner Organisationsdynamik ist für die Implementierung eines Wissensmanagement-Systems von grundlegender Bedeutung. Das Zusammenspiel der verschiedenen Organisationseinheiten und die daraus entstehende Dynamik sowie die allgemeinen Rahmenbedingungen (Umwelt, Politik, Technik) denen ein soziales System unterliegt definieren nachhaltig den „Nährboden“ für das bereits vorhandene Wissensmanagement, das in jeder Organisation bereits rudimentär angelegt ist. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe sich aufgrund nur wenig vorhandener Organisationsdaten ein Bild von dem aktuellen stand von INVENI zu verschaffen. Das Expertenwissen der anwesenden Teilnehmer, aufbereitet in den Profilen als Personal-Page, sollen zusätzliche Informationen zur Verbesserung des Wissensmanagements bei INVENI liefern. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe beide Informationsquellen zu verbinden, um daraus erste Ideen für die Einführung eines Wissensmanagements zu bekommen.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

1) Analysieren Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Informationsquellen über INVENI. Verschaffen Sie sich einen Überblick:

·          welche soziale Organisation INVENI darstellt

·          wie die Rahmenbedingungen von INVENI beschaffen sind

·          wer welche Funktionen bei INVENI ausübt

·          welche technischen und organisatorischen Probleme und Möglichkeiten bei INVENI vorhanden sind

·          was aktuell bei INVENI passiert

Erarbeiten Sie aus dieser Organisationskurzdiagnose die für Sie wichtigsten Problemstellungen von INVENI in Bezug auf

·          Mitarbeitersituation

·          Technikanwendung

·          Finanzen

·          Marktposition

2) Analysieren Sie unter dieser Problemsammlung die bereits vorhandenen Personal-Pages der INVENI-Mitarbeiter sowie der Planspiel-Teilnehmer, um daraus einen Überblick an vorhandenen Experten für die Implementierung von Wissensmanagement bei INVENI zu erhalten.

3) Erarbeiten Sie auf dieser Grundlage erste Lösungsansätze zur Verbesserung der Organisation von INVENI und präsentieren Ihre Ergebnisse im Plenum.

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AP 07: WM - Bedarf /Bestand ermitteln 

WOZU:
Die Erfassung des aktuellen Wissensbestandes und –bedarfes ist der Schlüssel für die Einführung eines erfolgreichen Wissensmanagementsystems. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe schwerpunktmäßig das explizite Wissen innerhalb INVENI durch intensive Recherchearbeiten zu systematisch zu erfassen. Meist ist die Verbesserung vorhandener Wissensbasen schon ein genügender Anreiz im Unternehmen, um das Wissensmanagement erfolgreich fortzusetzen. Als Voraussetzung dazu ist eine sinnvolle Kategorisierung der vorhandenen Wissensbasen vorzunehmen, um auf dieser Grundlage den möglichen Bedarf an Verbesserung des vorhandenen Wissens festzustellen. Sie erarbeiten in dieser Arbeitsgruppe ein System zur Erfassung des vorhandenen bzw. benötigten Wissens in der Organisation.

Das Ergebnis ist eine Sammlung der vorhandenen sowie benötigten Dateien und Daten für die tägliche Arbeit. Sie erhalten dadurch ein Werkzeug für Ihre Praxis über den Gebrauch von Wissen im Hinblick auf Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Aktualität. Sie bewerten damit mittelfristig mögliche Zeit- und Kosteneinsparungen innerhalb (1) der persönlichen Praxis, in der (2) Arbeitsgruppe/Abteilung bzw. (3) für die gesamte Organisation

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  Gesamt 145 Min.

1)       Recherchieren Sie die vorhandenen und noch nicht vorhandenen Wissensbasen und Informationen, für die Mitarbeitern von INVENI. Ergänzen Sie die Ergebnisse durch Ihre eigenen Erfahrungen aus der Praxis in sozialen Organisationen:

a)       in der gesamten Organisation

b)       in einzelnen Geschäftsbereichen

c)       in Einrichtungen

d)       für die wichtigsten Funktionsträger

2)       Erarbeiten Sie sinnvolle Kategorien für die strukturierte Erfassung und Bewertung vorhandenen Wissens bei INVENI.

3)       Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse in die von uns vorstrukturierten Excelliste

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