AP 08: WM - Methoden zur Erfassung, Bewertung, Verbesserung von Wissen

WOZU:
Damit der aktuelle Wissensbestand und – Bedarf von INVENI möglichst ressourcensparend ermittelt wird sowie eine systematische Bewertung als Grundlage für mögliche Veränderungen der Wissensbasen erfolgen kann, bedarf es geeigneter Methoden. Eine systematische Sammlung von WM-Methoden, möglichst einfach aufbereitet, ist bei der Ersterfassung und kontinuierlichen Pflege der Wissensdaten als Methodenkatalog sehr hilfreich.

Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe welche Fragen geeignet sind  den Bestand/Bedarf zu ermitteln und mit welchen einfachen Methoden Sie das explizite und implizite Wissen erfassen / bewerten / verbessern können. Sie sind in der Lage unterschiedliche Vorgehensweisen (Methoden) zur Erfassung, Bewertung und Verbesserung anzuwenden und erhalten Anregungen für den Transfer in Ihrer Organisation

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  145 Min.

Ihre Aufgabe in dieser Arbeitsgruppe ist es

1)       Einen Fragebogen für die Erfassung der vorhandenen und benötigten Wissensbasen zu erstellen.

2)       Eine einfache Methodensammlung für die Erfassung, Bewertung und Verbesserung von Wissen in Organisationen zu erstellen.

3)       Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse in der von uns vorbereiteten Excelliste

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AP 09: WM – Digitalisierungstechniken sammeln

WOZU:
Sammeln und Aufbereiten von explizitem Wissen geschieht durch den Einsatz moderner Hard- und Software sowie geeigneter, oftmals externer, Service-Dienstleistungen. Die dabei anfallenden Kosten und der Zeitaufwand sind ein nicht zu unterschätzender Faktor bei der Realisierung eines geeigneten WM-Systems.

Damit Sie einen ersten Überblick über diesen grundlegenden Bereich des Wissensmanagements (Wissensgenerierung) erhalten, lernen Sie in dieser Arbeitsgruppe explizites Wissen  durch ressourcensparende Digitalisierungsmöglichkeiten detailliert in Form eines WM-Dienstleistungskataloges aufzulisten. Sie lernen ferner anhand intensiver Recherche, wie Sie diesen Leistungskatalog möglichst kostensparend vervollständigen und innerhalb der eigenen Organisation einsetzen, um damit den Aufwand und die Kosten für Verbesserungen einfacher kalkulieren zu können.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  145 Min.

1) Recherchieren Sie, welche Möglichkeiten zur Digitalisierung es gibt, welche Technik dazu notwendig ist, und mit welchem finanziellen und zeitlichen Aufwand das verbunden ist. Erstellen Sie dazu übersichtliche Listen zu:

1.        Digitalisierungsmethoden

2.        Digitalisierungsgeräte

3.        Digitalisierungsleistungen – Links zu Anbietern / Kalkulationsliste

4.        Was bekomme ich für ..... DM 100.- - 50 000.-

2) Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse in der vorbereiten Excelliste

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AP 10: WM-Implementierungsfragen sammeln

WOZU:
Sie haben sicherlich mittlerweile einige Fragen, Anmerkungen und Erkenntnisse zur Implementierung von Wissensmanagement in sozialen Organisationen, die Sie ansprechen wollen. Die nachfolgende Zwischenauswertung des Planspiels soll Ihnen Gelegenheit geben strukturiert und möglichst gezielt diese zu sammeln und in der nachfolgenden Runde einzubringen

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  15 Min.

Bitte notieren Sie in den nächsten 15 Minuten alle Ihre Fragen, Anmerkungen und Erkenntnisse bezüglich der Implementierung von Wissensmanagement auf Kärtchen. Benutzen Sie für jede Frage ein rosa Kärtchen. Für Anmerkungen jeweils ein weißes und für Ihre Erkenntnisse ein grünes Kärtchen.

Jede Ihrer Fragen, Anmerkungen und Erkenntnisse ist uns wichtig. Wir werden uns bemühen bei jeder Ihrer Kärtchen so ausführlich als möglich dazu Stellung zu nehmen

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AP 11: WM - Politik, - Kultur, -Einführungsstrategie

WOZU:
Die Einführung von WM bei INVENI bedarf einer entsprechenden Strategie, die möglichst alle Kräfte der Organisation konstruktiv einbezieht. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe die machtpolitischen Aspekte, bei der Einführung eines WM-Systems in eine vorhandene Organisation und Kultur zu berücksichtigen. Insbesondere die (menschlichen) Probleme und Hindernisse, die dabei auftreten. Sie lernen für diese Organisation sinnvolle Implementierungsmöglichkeiten kennen und erarbeiten geeignete Lösungen, um den Einführungsprozess von WM in einer sozialen Organisation möglichst ressourcensparend und konfliktarm zu gestalten

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  95 Min.

1.        Analysieren Sie INVENI in Bezug auf vorhandene Strukturen und Personen bei
INVENI:

a.        Welche potentiellen Befürworter und „Behinderer“ von WM sind bei INVENI vorhanden?

b.        Mit welchen Problemen und Widerständen ist bei der Einführung eines WM-Systems zu rechnen

1.        Erarbeiten Sie adäquate Lösungsvorschläge (strategisches Vorgehen) zur Einführung eines INVENI-WM-Profitcenters, um mit einem noch zu definierenden Budget überschaubare Kosten-/Nutzen-Situation zu gewährleisten.

2.        Definieren Sie dabei auch, woraus das einzusetzende WM-System besteht, (Kurzformulierung der Angebote / mögliche WM-Dienstleistungen)

3.        Erstellen Sie aufgrund Ihrer bisherigen Erkenntnisse Auswahlkriterien für die Besetzung der leitenden Positionen der WM-Arbeitsgruppe von INVENI und benennen Sie mögliche Personen aus dem Teilnehmerkreis. Benutzen Sie hierzu die Personal-Pages.

4.        Erarbeiten Sie ein schlüssiges Anreizsystem für die Mitarbeiter von INVENI zur aktiven Mitarbeit an der Gestaltung des WM-Profitcenters.

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AP 12: WM - Geschäftsführungsvorgaben

WOZU:

Die Einführung eines WM-Systems bei INVENI bedarf geeigneter Geschäftsführungsvorgaben. Besonders bei knappen Finanzmitteln ist genau darauf zu achten realistische Vorgaben für das Unternehmen und seine Mitarbeiter zu formulieren und deren Einhaltung entsprechend zu kontrollieren. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe in der Rolle der Geschäftsführung von INVENI  (1) entsprechende strategische Zielvorgaben (Wissensziele) zu formulieren, (2) die Sicherstellung dieser Vorgaben innerhalb des Unternehmens überzeugend den Mitarbeitern zu präsentieren, (3) die Rahmenbedingungen für die Realisierung fest zu legen sowie (4) die Auswahlkriterien für geeignete Vorgehensvorschläge festzulegen, damit die Mitarbeiter klare Handlungsbedingungen für kreative Lösungsvorschläge bekommen.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  45 Min.

Sie erarbeiten in Ihrer Arbeitsgruppe

1.        Vorgaben für die Einführung eines WM-System bei INVENI als Profitcenter

Dies beinhaltet

·          ein 3-Jahres-Budget (DM) das ohne externe Mittel (öffentliche Förderung) von INVENI bereit gestellt werden kann (Risikokapital für die Einführung)

·          Jahresarbeitsstundenanteil für WM in %  pro Mitarbeiter (Wertigkeit von WM im Verhältnis zur sonstigen Arbeit)

·          Anbindung des Geschäftsbereichs WM, (Machtbefugnisse der AG)

·          Perspektivplanung nach 3 Jahren in DM und WM-Projekte (Erfolgsvorgaben – 5 Jahresplan)

2.        Bewertungskriterien für die Auswahl von sinnvollen WM-Dienstleistungen

  Dies beinhaltet:

·          Einstiegsbudget für 3 Monate in DM

·          Mitarbeiterressourcen in Stunden pro Monat (maximal)

·          Refinanzierungsvorgaben innerhalb von 3 Monaten (Zeit-/ Kosteneinsparungseffekte in DM bzw. Gesamtmitarbeiterstunden)

·          Verfahren zur Bewertung durch die TN (z.B. Punktesystem) nach der WM-Dienstleistungspräsentation am letzten Ta

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AP 13:WM - Organisationsmodell für INVENI 

WOZU:
WM bei INVENI benötigt ein individuell auf die Situation in der Organisation angepasstes Modell. Sie lernen in dieser Arbeitsgruppe alle erforderlichen Aspekte für eine realistische Umsetzung von WM bei INVENI zu berücksichtigen und entsprechende Abläufe (Workflow) zu konzipieren. Sie erhalten damit Erfahrungen welche Aspekte berücksichtigt werden müssen, (auch mit ggf. auftretenden Engpasssituationen) um zu gewährleisten, dass alle anfallenden Tätigkeiten und Veranstaltungen erfolgreich im Rahmen des vorhandenen Budgets umgesetzt werden können.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  95 Min.

Organisieren Sie innerhalb INVENI die Gewährleistung  des Geschäftsbereichs
 „INVENI-Wissensmanagement“

Sie dokumentieren die komplette Planung bzgl. Zeit, Finanzierung, Räumlichkeiten, Personal. Technik und präsentieren ebenfalls die nachweislichen Vorteile des Projektes bzgl. Zeit- und Geldeinsparungen. Dies beinhaltet:

·          Vorgaben und Umsetzung über virtuelles Arbeiten sowie anhand realer Treffen: d.h. Wer arbeitet wie ?

o         Struktur der AG-WM INVENI, Dokumentation der Ergebnisse, Rollen in der Gruppe, Technikeinsatz (12 Monatsübersicht)

o         Workshops á 4 Std., mögliche Themen, Struktur, Dokumentation, Rollen (12 Monatsübersicht)

·          Einsatz der vorhandenen Kommunikationsmittel und Konkretisierung der verwendeten Kommunikationskanäle, mittels derer am effektivsten Wissen und Information untereinander ausgetauscht werden kann (12 Monats-Ressourcenplan).

·          Budget, Investitionsplanung, Einnahmevorgaben pro Jahr

Vorgaben für diese Arbeitsgruppe:

Für eine realistische Einführung des neuen Geschäftsbereiches WM bei INVENI gehen Sie bitte von folgenden leistbaren Voraussetzungen aus:

1)       5 Treffen als WM-Workshops á 4 Std. innerhalb von 12 Monaten für die Einführung des Geschäftsbereichs Wissensmanagement  bei INVENI.

2)       Virtuelle Konferenzen  der WM-AG ca. 4 Std. pro Monat (Durchschnitt).

3)       Das WM-Team sollte aus max. 3 INVENI-Mitarbeitern bestehen. Mindestens ein  hauptverantwortlicher  Mitarbeiter (aus den Planspielteilnehmern) muss gefunden werden, der die Leitung des Projektes übernimmt.

4)       Sie haben Anspruch auf interne und externe Unterstützung. Dazu kann das Team grundsätzlich über alle erreichbaren externen Berater verfügen.

5)       Für die Gruppenarbeit können Sie für ca. 20 Min. einen externen Berater (Moderator als WM-Spezialist) nutzen.

6)       Zur Sicherung des Wissens-Output verfügen Sie über ein Budget von maximal jährlich DM 200.000,-.
In diesem Budget sind folgende Personalkosten enthalten:

·          Mitarbeiter-Stunden von DM 80,- / Std. für Mitarbeiter von INVENI (Durchschnittsstundensatz),

·          DM 25,- / Std. für eine Hilfskraft,

·          DM 200,- / Std. als externe Beraterkosten

·          Sachkosten (z.B. für Software / Hardware)

7)       Der Geschäftsbereich WM ist innerhalb von 3 Jahren in die Gewinnzone zu führen, ansonsten wird er aufgelöst

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AP 14: WM –Dienstleistungen für INVENI

WOZU:
Sie lernen aus den bisher gesammelten Informationen und Anregungen sehr detailliert aufbereitete Dienstleistungen zu konzipieren und diese entsprechend wirkungsvoll einem Entscheidergremium (Vorstand von INVENI) zu präsentieren. Anhand der ausgearbeiteten WM-Dienstleistungen kann eine Realisierung bei INVENI einfach umgesetzt werden.

WAS IST ZU TUN ?  - ZEIT  265 Min. 

Wählen Sie in Ihrer Gruppe aus den bisher, gesammelten Ideen zur Verbesserung des WM bei INVENI 1-3 Vorschläge aus und erarbeiten Sie eine Präsentation die folgende Aspekte beinhaltet.

1.)      Die Präsentation muss in Powerpoint erfolgen. Sie haben dazu maximal 20 Minuten Zeit

2.)      Sie präsentieren die nachweislichen Vorteile der Dienstleistung bzgl. Zeit- und Geldeinsparungen

3.)      Sie stellen in Ihrer Präsentation die komplette Entwicklungsphase bzgl. Zeit, Finanzierung, Räumlichkeiten, Personal und Technik als Projekt dar

4.)      Sie stellen ebenfalls die Umsetzungsphase dar und beschreiben, wie Sie den wirkungsgrad dieser Verbesserung kontinuierlich messen

5.)      Sie geben ferner Lösungsvorschläge, wie dieses Projekt durch geeignete Veranstaltungen  innerhalb INVENI integriert bzw. begleitet werden kann.

Sie haben die Möglichkeit auch die Ressourcen und Kompetenzen der anderen beiden Arbeitsgruppen zu nutzen sowie alle außerhalb des Workshops vorhandenen Personen, Institutionen und im Internet entsprechende Unterstützung einzuholen. Eine Kopperation bzw. arbeitsteilige Lösung zwischen zwei oder allen drei Arbeitsgruppen ist ebenfalls denkbar.

Denken Sie bei der Realisierung auch an die personelle Auswahl der verantwortlichen Mitarbeiter (Namen und Qualifikationsprofile) als leitende Mitarbeiter des anzustrebenden Projektes. Nutzen Sie auch die Kompetenzen der Moderatoren.

Als Planungsbudget haben Sie folgende Ressourcen zur Verfügung:

·          Laufzeit des Projektes max. 12 Monate

·          Budget max. DM 200.000,- (für alle Kosten, auch Personalkosten der INVENI-Mitarbeiter bei  allen Treffen, inkl. Hilfskräfte, externe Beratung. Stundensätze siehe Arbeitsgruppe WM-Organisation)

·          1 Hauptverantwortlichen (Namentlich benennen)

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